framedesignlab.com

Като собственик на малък бизнес, вашите клиенти са ядрото на вашия бизнес. Без тях успехът е неуловим. Когато вашите клиенти отправят заявка, те очакват да я изпълните възможно най-добре. Заявките за услуги идват под различни форми, например за закупуване на материални вещи, за сключване на договор за извършване на услуга или за подаване на жалба относно вашите продукти или услуги. За да помогнете на клиентите си с ефективно обслужване, разработете система, която ви позволява да проследявате техните искания.

1

Създайте отделни файлове на твърдия диск на вашия компютър за всеки ваш клиент. Например направете папка на вашето C-устройство и я маркирайте с „Текущи заявки за услуга“. В тази папка създайте файлове за всеки от вашите клиенти и ги маркирайте със съответното име на клиента. Направете друга папка на C-устройството и я маркирайте с „Затворени заявки за услуга“. Създайте отделни файлове за всеки ваш клиент в папката „Затворено“.

2

Разработете шаблон за заявка за услуга чрез електронна таблица или програма за обработка на текст. Въведете „Заявка за услуга“ с получер шрифт, центриран по цялата страница. Няколко интервала надолу, вляво от страницата, включват името на вашата компания, адрес, телефонен номер и имейл адрес. Поставете данните на клиента вдясно. Това включва име на клиента, адрес, телефонен номер и имейл адрес.

3

Направете необходимите колони под заглавката и задайте заглавия, които се отнасят до заявката за услуга. Например заглавията могат да гласят: „Дата на заявката“, „Заявката е направена от“ и „Описание“. Създайте достатъчно място за колоната „Описание“, за да може при необходимост да се въведе подробна информация.

4

Начертайте поле „Коментари“ в долната част на страницата, вляво. В „Коментари“ посочете допълнителна информация за заявката, например как тя ще се управлява и прогнозна времева линия. В долния десен ъгъл на страницата нарисувайте ред и напишете „Прието от“ под нея за лицето, което отвежда заявката до напишете името му. Под този ред затворете друг ред и напишете „Дата на завършване“.

5

Запазете заявката в папката „Текущи заявки за услуга“ под съответното име на файл. След като заявката бъде обработена, свържете се с клиента, за да видите дали тя е доволна. Ако е така, въведете попълнената дата в заявката за услуга и запишете документа в папката „Затворени заявки за услуга“ в съответния файл. За целите на архивирането и за да увеличите надеждността на вашата система за картотекиране, създайте две папки на хартиен носител, едната за „Текущи заявки за услуга“, а другата за „Затворени заявки за услуга“. Подредете всеки хартиен документ по азбучен ред в съответната папка.