Идеи за подаване и организация
Колкото и да ви се иска да вярвате, че живеете в напълно дигитална епоха, все още има много хартиени документи, които се използват всеки ден. Повечето договори изискват оригинални подписи с мастило, фактурите и опаковъчните фишове се отпечатват и доставят с всяка поръчка, а документите за участие обикновено се отпечатват и подвързват в книга. Трябва да използвате идеи за картотекиране и организация, за да сте сигурни, че можете лесно да получите достъп до важни документи.
Архивиране
Ако позволите на вашите активни файлове да се смесват с вашите архивирани файлове, това може да направи намирането на текущи документи по-трудно, отколкото трябва. Създайте две системи за картотекиране във вашия шкаф. Направете горната част на шкафа си активни файлове, а долната част архивираните файлове. Архивираните ви файлове обикновено изискват повече място, така че позволете повече място в чекмеджето в картотеката за тези файлове. Поставете активните файлове в горната част на шкафа за лесен достъп и поставете архивираните си файлове в долната част.
Цветово кодиране
Когато погледнете чекмеджето с картотеки, пълно с папки manila, всички те могат да започнат да изглеждат еднакво. Един от начините да улесните намирането на правилния файл е да използвате система за цветно кодиране във вашите файлови папки. Можете да си купите цветни стикери за папките с файлове във всеки магазин за офис консумативи. Можете да използвате цветове, за да обозначите различни отдели, да разграничите финансовите файлове от нефинансовите или да ги разделите по изпълнителна отговорност. За да помогнете на другите да използват вашата система за цветно кодиране, създайте ръководство на обикновена хартия с размер 8 1/2-инча с 11-инча, върху която има стикерите, заедно с това, което стикерите трябва да представят.
Подпапки
Ако имате информация, която може лесно да бъде разделена на подкатегории, тогава трябва да използвате подпапки, за да помогнете за архивирането на тази информация. Например, ако имате поредица от файлове за всяко от 50-те състояния, използвайте 50 подпапки, за да запазите информацията отделно във вашата файлова система. Подпапките могат да ви помогнат да отделите активни фактури от платени фактури, да разбиете различните записи на персонала на отдела или да съхранявате цялата информация за всяка поръчка за покупка, групирана заедно по номер на поръчката за покупка.
Поддържайте го организирано
Създайте правило на офиса, според което само малка група определени хора могат да изтеглят файлове и да ги връщат обратно в шкафовете. Ако разрешите на някой от компанията достъп до файловете, в крайна сметка системите за картотекиране ще бъдат игнорирани и ще има объркване. Позволете само на определени хора, които познават системите, да изтеглят файлове за тези, които се нуждаят от тях, и да ги връщат, когато приключат.
