framedesignlab.com

Процедурите за фактуриране и счетоводство в офиса са важни, за да се поддържат нещата прави и без объркване. Ако всеки офис човек реши да направи нещата по неговия начин, достатъчно скоро ще имате голяма бъркотия в ръцете си. Счетоводните процедури придават структура и организация на процесите. Например, ако даден бизнес има процедура за плащане на сметки всеки вторник, тогава сметките се плащат във вторник, независимо кой го прави. Процедурата не е на глас; това е бизнес правило. Малкият бизнес може да засили своите процедури, като ги направи по-ефективни и полезни при управление на фирма.

1

Идентифицирайте рисковете и слабостите си. За да подобрите процедурите по счетоводство и фактуриране, трябва да разберете областите, които се нуждаят от подобрение - може да не е лесна задача. Ще трябва да анализирате къде се крият проблемите, често не очевидни. Ще трябва да наблюдавате и да търсите затруднения в счетоводните задачи и рискове от измами и грешки. Например може да забележите, че събирането на вземания е твърде бавно. Това може да се дължи на това, че сметките се изпращат твърде късно, или защото сметките са объркващи или може би защото трябва да започнете да приемате плащания с кредитни карти. Или защото някой е „вземал назаем“ средства от вашия бизнес. Може би причината за бавното плащане е, че пощата не се отваря незабавно всеки ден. Идентифицирането на проблеми и това, което се крие зад проблема, може да бъде сложно.

2

Бъдете наясно с контрол и баланс. Много пъти най-бързият начин за решаване на даден проблем може да не е най-добрият, защото може да елиминира процесите на „проверки и баланси“. Например човек, който извършва таксуването, не трябва да е този, който получава плащания. Това е основна концепция за „контрол и баланс“, известна като разделяне на задълженията. Ако едно и също лице таксува и получава средства и има грешка, тя може да бъде скрита или изцяло пропусната. Ако фактуриращият открадне средства, е трудно да се улови, тъй като тя изпълнява всички функции в рамките на един процес, лоша идея. Да включите поне двама души в основните счетоводни процеси за получаване на пари и плащане на сметки.

3

Говорете с клиенти и продавачи за фактури и други проблеми. Отзиви за добре дошли или оплаквания - те обикновено са признаци, че някои процедури трябва да бъдат променени. Проследявайте оплакванията на хората и търсете модели. Например, когато твърде много хора се оплакват от отношението на лицето, към което получавате вземания, тогава може да се наложи да бъде обучен и процедурите да бъдат подобрени, за да включат телефонния етикет и очакванията.