framedesignlab.com

Използването на Microsoft Excel за проследяване на бюджета ви дава мигновени погледи накратко какво сте похарчили, дали сте прегледали плановете си и колко ви остава, но можете да получите тази информация и от хартиената книга. Когато Excel 2007 ви предлага повече от ръкописни записи, е в способността му да прави корекции директно на екрана, включително актуализиране на съществуващ шаблон или промяна на финансова информация, когато данните за приходите идват, и да създава множество версии, които не се натрупват и не разливат всички над бюрото си.

1

Стартирайте Excel 2007. Щракнете върху клетка B1. Въведете „януари“ или месеца, в който искате да започнете проследяване на бюджета. Щракнете двукратно върху малката линия между заглавките на колоните B и C, за да настроите автоматично ширината на колоната към думата „януари“.

2

Натиснете „Tab“, което ви поставя в клетка C1. Въведете „Актуално за януари“ или „Ян-А“ или началния месец. Това е за вас, за да проследите какво всъщност сте похарчили в сравнение с това, което сте предвидили. Щракнете двукратно върху линията между колони C и D, за да удължите ширината на колоната.

3

Натиснете „Tab“, премествайки се в клетка D1 и напишете „февруари“ или следващия месец от списъка си. Натиснете „Tab“ и въведете „Действително за февруари“. Разширете ширината на колоната.

4

Продължете през ред 1, като въвеждате две заглавки на колони на месец, една за предвидената в бюджета сума и една за действително изразходваната сума. Регулирайте ширините на колоните, докато вървите.

5

Кликнете в клетка A2. Въведете първия сегмент, който искате да проследите за бюджета, като например Облекло или Пътуване.

6

Натиснете клавиша “Enter”, премествайки ви в клетка A3. Въведете следващия елемент за проследяване. Можете също да използвате тази колона, за да въвеждате имена на хора, за да проследявате разходите по имена на лица или отдели, за да проследявате разходите в рамките на дадена компания.

7

Щракнете върху раздела „Файл“. Кликнете върху „Запазване като“. Въведете име, като „2011BudgetTemplate“, в полето Име на файла. Щракнете върху бутона „Запазване“. Вече сте създали шаблона, но той е празен.

8

Кликнете върху B3, за да започнете да проследявате бюджета за първия месец, например януари. Въведете планирания си бюджет за този месец. Натиснете клавиша „Tab“, за да преминете под заглавката на клетката „Актуално за януари“. Въведете какво всъщност сте похарчили за тази бюджетна позиция или какво е похарчил проследяващият човек.

9

Щракнете върху клетките, докато попълвате финансовата информация, или използвайте клавишите „Tab“ и „Enter“. Ако попълвате диаграма за текущата година, можете да оставите все още неизразходваните месеци празни или да напишете планираните си бюджети за тези месеци под техните заглавки и да напишете „TBD“ в клетките „Действителен месец“.

10

Щракнете върху раздела „Файл“. За да запазите празния шаблон, който да използвате в други случаи, щракнете върху бутона „Запазване като“; въведете ново име на файл, като например „2011BudgetTemplateJan-Sept;“ и щракнете върху бутона „Запазване“. За да поддържате актуална версия на бюджета и да презапишете шаблона, просто щракнете върху „Файл“, „Запазване“.