framedesignlab.com

Започването на процеса на изплащане на заплати за всяка компания започва с получаване на подходяща документация от служителите. Отделът за човешки ресурси ще изпрати на отдел за заплати вътрешен формуляр или копие от писмото за приета оферта, заедно със съответните документи. След като този процес бъде потвърден като завършен, записването на информация за служителите може да започне и изчисленията за периода на заплата могат да започнат. Цялата тази информация се пази в строго поверителна база, която трябва да се знае и се съхранява под ключ.

Проверка на допустимостта за работа

В отдела за заплати формулярът за допустимост за заетост често се нарича формуляр I-9. Всеки нает служител трябва да попълни този формуляр и да предостави документацията за поддръжка, която показва правото на работа в Съединените щати. Предоставен като изтегляне от Службите за гражданство и имиграция на САЩ, формулярът I-9 изисква две проверими форми на идентификация от предварително определен списък с приемливи идентификационни данни. Американските работодатели трябва да съхраняват I-9 в архива във ведомостта за заплати на служителя или във файла с човешки ресурси. Работодателят е длъжен да прегледа представените форми за идентификация и да осигури легитимност. Формулярите трябва да се съхраняват до една година след прекратяване за проверка от оторизирани държавни служители на САЩ, когато бъдат попитани.

Определяне на данъчните приспадания

Служителите попълват формуляра W-4, когато са новонаети или правят промени в данъчните си намаления и предоставят своя номер на социално осигуряване за изплащане на заплати. Този формуляр се съхранява в архив със записите на заплатите и обикновено изисква годишна актуализация, освен ако не се правят промени. Добре е служителите да предоставят актуализирани формуляри W-4, когато Службата за вътрешни приходи актуализира формуляра, който е достъпен безплатно от уебсайта му. Служителите попълват изчисленията на работния лист, за да определят надбавките за удържане, и го подписват и датират, преди да го превърнат в отдел за заплати или човешки ресурси. Този формуляр позволява на отдела за заплати да определя броя на удръжките и данъчния статус на служителя, неженен или женен, при изчисляване на удръжки от заплати.

Писмо за оферта

В зависимост от вътрешната структура на компанията, отделът за човешки ресурси или мениджърът на служителя ще представи копие от подписаното писмо за оферта или някакъв друг формуляр, за да предостави ведомост за заплати със статута на служителя, почасовата или месечната заплата на служителя и ползите, за които служителят се квалифицира. Този формуляр или писмо трябва да посочват дали служителят е освободен или не, тъй като служителите, които не са освободени, отговарят на условията за извънреден труд. За освободени служители не трябва да се подават карти за време и заплатата се изчислява еднакво за всеки завършен период на заплащане.

Запис на информация

След като бъде получена цялата подходяща документация, за тези компании, които използват софтуер за заплати, всеки нов служител трябва да бъде въведен в системата за заплати. Системата ще поддържа цялата подходяща информация, включително номера на социалното осигуряване на служителя, почасовото възнаграждение или годишната заплата на служителя, броя на удръжките при удържане, предоставени от служителя във формуляр W-4 на IRS и статуса на източник на служителя като неженен или женен . Въвежда се и информация за обезщетенията, която може да включва както вноски от работодателя, така и от служителите. Допустимостта за специална програма, като планове за кафенета, медицински задържания и всякакви 401 000 удръжки, също са включени, ако отговарят на условията. Ако служителят не е подал формуляр W-4 на IRS, ведомостта за заплати е да изчисли данъчните удържания по по-високата единична ставка.