framedesignlab.com

Служебна телефонна система може да ви помогне да управлявате офиса си по-ефективно, да елиминирате разходите за рецепционист, да подобрите обслужването на клиентите и да подобрите репутацията си на професионализъм. Налице е голямо разнообразие от телефонни системи, някои от които се доставят от големи доставчици на телефонни услуги като AT&T, Verizon и Telus, а други, които можете да закупите от доставчици на трети страни, малък бизнес и техници. Повечето служебни телефонни системи се купуват направо, така че след инсталирането не се заплащат месечни такси за поддръжка на системата.

1

Оценете вашите телекомуникационни нужди. Колко служители имате и колко ще бъдат на телефона по едно и също време? Получавате ли голям брой входящи повиквания или обажданията ви са предимно изходящи? Обикновено някой от вашата компания ли е на разположение да отговаря на телефоните и да приема съобщения? Задаването на този тип въпроси ще ви помогне да решите какво трябва да направи телефонната ви система за вас.

2

Решете за функциите, които искате вашата телефонна система да има. Когато някой се обади, искате ли той да чуе автоматично съобщение, което му предоставя опции за връзка с конкретни представители на компанията? Това ще изисква гласови „разширения“ и функцията, известна като „автоматичен придружител“. Или предпочитате входящият повикващ да получи първия наличен служител до телефон? Ако е така, можете да поръчате система за „многоредов лов“, която ще прехвърли повикването от един ред на следващия, когато линиите са заети или никой не отговори. Ако изберете първата опция, вероятно ще искате да поръчате множество кутии за гласова поща, за да предоставите на всеки притежател на разширение услуга за гласова поща. Ако изберете втората опция, може да искате да се придържате към една гласова кутия, която да бъде споделена между всички служители. Други важни функции, които трябва да имате предвид, включват показване на повиквания, конферентни разговори и пренасочване на повиквания.

3

Изберете между система за гласов интернет протокол (VOIP) или традиционна стационарна система. Ако вече сте настроили наземни линии, ще бъде по-лесно да закупите система, която побира тези линии. Като алтернатива можете да уредите номерата на вашите наземни телефонни линии да бъдат „пренесени“ на гласови линии за интернет протокол, за да ги направите работещи с телефонна система за гласов интернет протокол. VOIP системите могат да ви спестят пари, тъй като те обикновено са по-евтини от стационарните системи. Въпреки това, поради различията в технологиите, може да имате проблеми с яснотата на телефонните си разговори, когато човекът от другата страна използва стационарна линия.

4

Проучете доставчиците на телефонни системи, налични във вашия район. Сравнете цените на телефони на дребно, публикувани на фирмените уебсайтове, и / или се обадете на различни компании, рекламирани във вашата местна директория, за да получите информация за това какво биха ви стрували техните системи. Уверете се, че сте проверили дали посочената цена е преди или след данъка, за да можете да сравните ябълките с ябълките. Прочетете за фин шрифт и попитайте за "скритите" разходи или таксите за обслужване, както и разходите за инсталиране. Разгледайте гаранциите за оборудване; колко дълго се очаква системата да продължи и кой е отговорен за ремонта на оборудването, ако е повредено или ако спре да работи правилно?

5

Попитайте две или три компании за подробни оферти. Една от компаниите, от които трябва да поискате оферта, е вашият настоящ доставчик на телефонна система или голяма компания, която предоставя телефонни системи, както и месечни телефонни услуги.

6

Сравнете подробните котировки за телефонни системи и инсталационни процеси и изберете компания въз основа на цената и гаранцията на продуктите, които се купуват, броя на годините, в които компанията работи, репутацията на компаниите сред собствениците на бизнес във вашата общност, наличност на датите за инсталиране и очакваните часове за завършване на работата. Тъй като времето за инсталиране често може да напусне бизнеса ви без използването на телефонни линии за няколко часа или дори дни, времето е важно.

7

Платете депозит върху общата сума на договора, за да резервирате стоката и датата на инсталиране, и изплатете остатъка от плащането, след като инсталацията е извършена успешно.