framedesignlab.com

Воденето на делови записи е важна отговорност на всеки собственик на бизнес. Въпреки че не можете да съхранявате всеки бизнес документ безкрайно, вашето дружество с ограничена отговорност може да се окаже във финансови затруднения, ако не може да поддържа доходи и разходи, поискани във федералните данъчни декларации. Банковите регистри, като месечни извлечения и отменени чекове, трябва да се съхраняват поне дотогава, доколкото задължението ви да отговаряте на въпроси на Службата за вътрешни приходи относно бизнес дейността през тази година.

Общо водене на документация

Вашият LLC работи съгласно законите на държавата, където сте подали неговите членове за организация. Държавното законодателство изисква LLC да водят основни записи за образуването, собствеността, приходите и разходите, но IRS налага тази тежест за водене на записи, която има най-важните последици, ако LLC не представи документи за потвърждение, когато бъде приканен. IRS изисква всички данъкоплатци да водят адекватни записи за годишните приходи и разходи в подкрепа на подадените данъчни декларации, въпреки че агенцията не уточнява видовете записи, които бизнесът трябва да води. Бизнесът може да води всякакви записи, които адекватно доказват информацията, предоставена в неговата данъчна декларация.

Банкови записи

Използването на банкови записи е един от най-лесните начини за доказване на приходи и разходи, така че основното правило е да се постави висок приоритет на воденето на месечни извлечения, депозитни фишове, отменени чекове и годишни обобщения. Месечните извлечения обикновено се използват за съгласуване на счетоводната система на LLC с банковата сметка на компанията, така че извлеченията са важни както за вътрешен одит, така и за данъчни цели.

Препоръки на IRS

IRS препоръчва на собствениците на фирми да съхраняват документи, които подкрепят данъчна декларация, докато не изтече давността за действие на агенцията по тази декларация. Периодът на давност е периодът, през който LLC може да измени данъчната си декларация или IRS може да изчисли допълнителни данъци. При нормални обстоятелства давността е три години; ако обаче компанията не отчете доход от 25% или повече от брутния доход, отчетен при връщането, агенцията предлага да се съхранява документация за шест години. Ако бизнесът претендира за приспадане на лош дълг - което правят много търговци на дребно - агенцията предлага да се водят записи за седем години. Най-логично е LLC да съхранява банкови записи най-малко седем години, за да се предпази от всеки обикновен сценарий на IRS; разумно е също така да се съхраняват банкови записи само за три години, ако бизнесът е финансово неусложнен.

Други съображения

Без каквито и да било твърди и бързи правила за водене на записи, всеки бизнес трябва да приложи политика за запазване на записите, за да отговори на своите нужди. IRS не е единственият фактор, който трябва да се вземе предвид, когато се решава колко дълго да се съхраняват банковите регистри. Определени записи могат да имат правно значение в случай на завеждане на дело. Компанията може да поиска да съхранява банкови записи от определена година до изтичане на давностния срок на всяко съдебно производство, което може да бъде заведено срещу компанията - обикновено от 7 до 10 години.