Правилно оформление за бизнес писма
Вашите бизнес комуникации отразяват професионализма на вашата компания. Канцеларията трябва да отразява вида на бизнеса, който провеждате. Например адвокатска кантора, счетоводна практика или компания за инвестиционни услуги представят имидж на достойнство и стабилност на доверието, докато маркетинговата фирма е по-модерна и цветна. След появата на Интернет, електронната поща, чатът на живо и личните съобщения стават все по-разпространени, а писмата - по-неформални. Но все пак е разумно да следвате правилното оформление за бизнес писма.
1
Задайте полетата на 1 инч отгоре и отдолу и отляво и отдясно.
2
Напишете името на вашата фирма от лявата страна на канцеларските материали на първия ред, подравнено вляво. Напишете адреса на улицата, включително номера на апартамента, ако има такъв, под името на компанията. Градът, държавата и пощенският код отиват на третия ред под адреса. Ако във вашата канцелария има тази информация предварително отпечатана, пропуснете тази стъпка.
3
Вляво оправдайте следващия ред на 2 инча от горната част на страницата или на 1 инч под града, държавата и пощенския код на вашия адрес. Напишете датата, като използвате формата месец, изписани, дата и година. Датата може също да бъде разделена в центъра и да започне там.
4
Въведете адреса на получателя: личното заглавие, име и фамилия на получателя, подравнени вляво около половин инч под датата. Използвайте правилното лично заглавие като г-н, г-жа, г-ца или г-жа. Ако не знаете кое заглавие предпочита жената, използвайте г-жа. Напишете длъжността на човека на същия ред като името, след фамилното име, ако лицето носи изпълнителна титла. Ако не знаете заглавието, оставете го празно. Името на компанията отива на следващия ред под името и заглавието на получателя. Адресът на улицата и номерът на апартамента се намират под името на компанията, като градът, държавата и пощенският код са крайният ред.
5
Пропуснете един инч надолу и започнете да пишете поздрав, например „Уважаеми господин Смит“, последвано от двоеточие.
6
Пропуснете един ред и започнете тялото на писмото. Всички параграфи трябва да бъдат оставени подравнени. Пропуснете ред между всеки абзац. Може да предпочетете да използвате блок формат, където първият ред на всеки абзац е изравнен вляво, същият като останалата част на абзаца, или формат с отстъп, когато първият ред на всеки абзац е с отстъп 1/2 инча.
7
Пропуснете един ред под края на последния абзац преди затварянето, подравнен вляво. Пишете с главна буква първата буква от първата дума на заключителното, но не и втората, например „Най-добри пожелания“ или „Благодаря“. Добавете запетая след последната дума на затварянето. Пропуснете четири реда и след това въведете вашето име и заглавие на компанията. Подпишете писмото в интервала от четири реда. Ако някой друг е написал писмото, той трябва да постави инициалите си под вашето въведено име. Ако сте въвели писмото, не включвайте инициалите си.
