framedesignlab.com

Завършването на вашето бизнес писмо само с последния абзац никога не е добра идея. Освен това, малко правила се прилагат за края на всеки тип бизнес писмо. Бизнес писмата служат за различни цели, така че собственикът на малък бизнес може да избира от много формати. Освен това това, което идва последно в служебно писмо, също се диктува от начина на изпращане на писмото, доколко добре познавате получателя и какво още изпращате с писмото.

Вашето заглавие и информация за контакт

Повечето хора смятат, че последният елемент от бизнес писмото винаги трябва да бъде вашето име. Това обаче не винаги е така. Често трябва да завършите вашето бизнес писмо с вашия подпис, вашето отпечатано име и след това вашето заглавие и информация за контакт. Това е да се гарантира, че получателят ви знае ролята на лицето, което се свързва с нея, и как да отговори на писмото, ако пликът е загубен или адресиран по друг начин. Например, ако Джон получи писмо с искане да говори на фотоконференция, важно е Джон да знае, че писмото е изпратено от директора на конференцията, който има правомощието да взема тези решения. Каква информация за контакт ще включите зависи от начина на изпращане на писмото и начина, по който искате получателят да отговори. Ако изпращате имейл, включете имейл адреса си след името си. Ако изпращате хартиено писмо, включете физическия си адрес. Също така е допустимо да се включи телефонен номер.

Твоето име

Въпреки че трябва да включите заглавието и информацията за контакт в края на повечето бизнес писма, в някои случаи е добре просто да завършите писмото с вашето име. Ако познавате добре човека, на когото пишете, или ако често си взаимодействате с него, шансовете са, че той знае заглавието ви и как да влезе в контакт с вас, така че не е нужно да включвате тези елементи. Освен това не включвайте заглавието си в случаите, когато не пишете като заглавие. С други думи, не е необходимо да включвате професионалното си заглавие в писмо за жалба до вашата лична електрическа компания.

Вашият подпис

Тъй като можете да завършите много неформални бележки, като ги подпишете, може да помислите, че вашият подпис е добър начин да сложите край на вашето бизнес писмо. Въпреки че трябва да включите подписа си във вашето бизнес писмо, той не трябва да е последен. Вашето отпечатано име винаги трябва да е последно, за да изглежда писмото ви по-професионално и да помага на получателя ви да прочете от кого е. В някои случаи обаче няма да искате да използвате подписа си, например когато писмо ще бъде изпратено по имейл или онлайн формуляр за комуникация на компанията. Освен това, не винаги трябва да се подписват по-малко официални бизнес писма, като меморандуми, които ще се поставят в пощенските кутии на вашия служител.

Известие за диктовка, приложение или копия

Ако сте диктували писмото си на секретар или машинопис, ако включвате документи към писмото си или сте копирали други получатели, посочете това като последен елемент от вашето бизнес писмо. Ако писмото е диктовка, както вие, така и секретарят трябва да го парафирате, според Държавния университет в Колорадо. Човекът, който е написал писмото, трябва да напише инициалите си с всички главни букви, докато този, който го е написал или написал, трябва да напише своя с малки букви. Използвайте двоеточие или наклонена черта, за да ги разделите. Ако сте включили други елементи, напишете думата „Приложение“ или „Заграждения“ или използвайте следното съкращение: „Приложение“. След това поставете двоеточие и назовете загражденията или поставете броя на загражденията в скоби. И накрая, ако копия от писмото отиват при други получатели, напишете „cc:“ и имената им, разделени със запетаи като последен елемент от вашето бизнес писмо.